Dokumentmanagement
Allgemeine Funktionen
- Strukturierte Ablage von Informationen
- Zentrale Verfügbarkeit der Informationen
- Flexibles und schnelles Suchen von Informationen
- Einfache Handhabung durch den Benutzer
Metaattribute
- Erfassung von mehr Informationen als bei herkömmlichen Dateiablagesystemen
- Einfache Generierung der Spalteneinstellungen
- Unterschiedliche Sichten
Mailablage
- Strukturierte Ablage von Mails
- Unternehmensweiter Zugriff für Mitarbeiter und Teams
- Outlook - Dateiordner wird entlastet
Volltextsuche
- Suche nach bestimmten Inhalten über alle im System abgelegten Informationen
- Reduzierung der Suchergebnisse durch die Vergabe individueller Such- und Sortierparameter
- Schnelle Verfügbarkeit der Suchergebnisse
Workflow
- Individuelle Definition von Dokumenten - Workflows
Strukturierte Ablage
- Ablage in einer hierarchischen Ordnerstruktur
- Ablage beliebiger Dateiformate
- Automatische Erfassung von Dokumentinformationen (z.B.: Autor, Format, Größe, etc...)
- Erfassung von Zusatzinformationen durch den Benutzer (z.B.: Bearbeiterstatus, Beschreibung, etc...)
- Automatische Dokumentenbezeichnung mit individuellen Anpassungsmöglichkeiten
- Übernahme von Ordnerstrukturen für zukünftige Projektvorlagen
Verlinkungen
- Unterschiedlich abgelegte Informationen die zusammen gehören können verknüpft werden
- Informationen können auch mit Daten und Vorgängen, die außerhalb des Doku-Systems liegen, verlinkt werden.
- Zusammengehörige Informationen können einfach und rasch abgerufen werden.
Versionierung
- Verwaltung von Dokumenten - Versionen von der Entstehung bis zur Archivierung
- Haupt und Nebenversionen
- Check in / Check out
- Transparente und lückenlose Aufzeichnung aller Zugriffe und Aktionen zu einem Dokument
Berechtigungskonzept
- Personenbezogenes Berechtigungssystem
- Rollenbezogenes Berechtigungssystem
- Berechtigungen auf Dokumentenebene oder auf Ordnerebene
- Zugriff auf zentrale Userverwaltung
- Clientintegration
- Direktes Arbeiten mit SharxX Business auf dem Desktop
- Einfache und schnelle Ablage von Dokumenten, Mails und anderen Informationen
- Direkte Metaattributierung der abzulegenden Dokumente
- Komplette Officeintegration
- Schnelles Erstellen von Dokumenten via Templates