Dokumentmanagement
Allgemeine Funktionen
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Strukturierte Ablage von Informationen |
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Zentrale Verfügbarkeit der Informationen |
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Flexibles und schnelles Suchen von Informationen |
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Einfache Handhabung durch den Benutzer |
Metaattribute
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Erfassung von mehr Informationen als bei herkömmlichen Dateiablagesystemen |
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Einfache Generierung der Spalteneinstellungen |
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Unterschiedliche Sichten |
Mailablage
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Strukturierte Ablage von Mails |
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Unternehmensweiter Zugriff für Mitarbeiter und Teams |
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Outlook - Dateiordner wird entlastet |
Volltextsuche
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Suche nach bestimmten Inhalten über alle im System abgelegten Informationen |
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Reduzierung der Suchergebnisse durch die Vergabe individueller Such- und Sortierparameter |
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Schnelle Verfügbarkeit der Suchergebnisse |
Workflow
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Individuelle Definition von Dokumenten - Workflows |
Strukturierte Ablage
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Ablage in einer hierarchischen Ordnerstruktur |
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Ablage beliebiger Dateiformate |
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Automatische Erfassung von Dokumentinformationen (z.B.: Autor, Format, Größe, etc...) |
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Erfassung von Zusatzinformationen durch den Benutzer (z.B.: Bearbeiterstatus, Beschreibung, etc...) |
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Automatische Dokumentenbezeichnung mit individuellen Anpassungsmöglichkeiten |
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Übernahme von Ordnerstrukturen für zukünftige Projektvorlagen |
Verlinkungen
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Unterschiedlich abgelegte Informationen die zusammen gehören können verknüpft werden |
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Informationen können auch mit Daten und Vorgängen, die außerhalb des Doku-Systems liegen, verlinkt werden. |
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Zusammengehörige Informationen können einfach und rasch abgerufen werden. |
Versionierung
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Verwaltung von Dokumenten - Versionen von der Entstehung bis zur Archivierung |
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Haupt und Nebenversionen |
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Check in / Check out |
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Transparente und lückenlose Aufzeichnung aller Zugriffe und Aktionen zu einem Dokument |
Berechtigungskonzept
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Personenbezogenes Berechtigungssystem |
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Rollenbezogenes Berechtigungssystem |
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Berechtigungen auf Dokumentenebene oder auf Ordnerebene |
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Zugriff auf zentrale Userverwaltung |
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Clientintegration |
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Direktes Arbeiten mit SharxX Business auf dem Desktop |
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Einfache und schnelle Ablage von Dokumenten, Mails und anderen Informationen |
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Direkte Metaattributierung der abzulegenden Dokumente |
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Komplette Officeintegration |
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Schnelles Erstellen von Dokumenten via Templates |
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